Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is de hieronder vermelde dienstverlener. Gebruik de contactgegevens voor vragen of verzoeken over persoonsgegevens.

Costa Care Group
Adres: Bedrijfsadres, 30001 Alicante, Spanje
NIF: NIF nummer
BTW-nummer: VAT nummer
E-mail: Care@costacaregroup.nl

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik verwerken wij account- en contactgegevens zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres; bedrijfs- en factuurgegevens zoals bedrijfsnaam, registratienummer, btw-nummer en factuuradres; woning- en toegangsinformatie zoals adres, sleutel-/kluisinformatie en overdrachtsnotities; en gegevens over aanvragen, planning, contracten, handtekeningen, serviceverslagen, documenten, facturen en betalingen. Daarnaast verwerken wij technische gegevens die nodig zijn voor accountbeveiliging en cookies.

3. Waarom en op welke grondslag?

Wij gebruiken gegevens om accounts te beheren, aanvragen te beoordelen, diensten te plannen en uit te voeren, toegang tot woningen te organiseren, contracten te maken, rapportages te leveren en vragen te beantwoorden. Dit gebeurt voor de uitvoering van een overeenkomst of een verzoek vóór contractsluiting. Factuur- en bedrijfsgegevens kunnen worden verwerkt om aan wettelijke administratie- en belastingplichten te voldoen. Beveiligings- en toegangsgegevens worden verwerkt voor de beveiliging en het beheer van onze dienstverlening. Nieuwsbriefgegevens worden gebruikt naar aanleiding van uw aanmelding; de precieze grondslag en toestemmingsregistratie moeten vóór definitieve publicatie worden bevestigd.

4. Met wie delen wij gegevens?

Voor facturen en klantcontact gebruiken wij Holded; factuurgegevens worden aan Holded verstrekt en facturen worden daar beheerd en verzonden. Daarnaast kunnen gegevens worden verwerkt door onze hosting- en databaseleverancier, e-maildienstverlener en, wanneer de vertaalfunctie wordt gebruikt, DeepL. De website laadt ook onderdelen van externe CDN-, lettertype- en scriptproviders. De exacte juridische namen, landen, verwerkersovereenkomsten en eventuele doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte moeten vóór definitieve publicatie worden gecontroleerd.

5. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Account-, aanvraag- en servicedata worden bewaard zolang de klantrelatie en eventuele geschillen dit vereisen. Factuur- en administratiegegevens worden bewaard zolang de toepasselijke wettelijke termijnen dit verplichten. De concrete bewaartermijnen per categorie moeten nog worden vastgesteld en juridisch gecontroleerd.

6. Hoe beveiligen wij gegevens?

Wij passen toegangsbeperkingen toe en versleutelen geselecteerde persoonsgegevens in de database met een sleutel die buiten de database wordt beheerd. E-mailadressen worden voor exacte zoekacties via een keyed hash opgezocht. Uploads en rapportfoto’s worden afzonderlijk als bestanden opgeslagen; hun encryptie, toegangsbeveiliging, back-up en bewaartermijnen moeten apart worden beoordeeld en bevestigd. Geen enkele beveiligingsmaatregel biedt absolute garantie.

7. Uw privacyrechten

U kunt, afhankelijk van de wettelijke voorwaarden, verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken. Wettelijke administratieplichten kunnen verwijdering van bepaalde gegevens beperken. U kunt een verzoek sturen naar het contactadres hieronder. U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder in uw woonland; in Spanje is dat de AEPD en in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies en onthouden van inloggen

De website gebruikt noodzakelijke sessiecookies voor beveiliging en ingelogde functies. De functie om een apparaat te onthouden wordt alleen gebruikt volgens uw cookiekeuze. Raadpleeg de cookie-instellingen op de website voor de actuele keuzes.

9. Doorgifte en geautomatiseerde besluiten

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken wij waar vereist een passend doorgiftemechanisme. De actuele locaties en waarborgen van alle dienstverleners moeten vóór definitieve publicatie worden bevestigd. Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen op basis van de hierboven genoemde gegevens.

10. Costa Care Swimming

In het afzonderlijke zwemportaal verwerken wij de naam en het e-mailadres van de ouder, de roepnaam van het kind, de toegewezen instructeur, de diplomaroute, lesaanvragen en lestijden, locaties en feedback. Instructeurs registreren voortgang per oefening op vijf niveaus; eerdere beoordelingen blijven in een wijzigingshistorie bewaard. Dit ondersteunt de aangevraagde zwemlessen en is geen automatische diplomabeslissing. Ouders zien uitsluitend hun eigen kinderen; instructeurs zien hun toegewezen kinderen en beheerders verzorgen de account- en lesadministratie. De kindweergave is alleen na inloggen beschikbaar en kan door de ouder worden geprint; er is geen openbare deellink. Verstrek geen medische gegevens via het contactformulier of de lesnotities. Uitnodigingen en toegangslinks worden per e-mail verstuurd. Voor zwemgerelateerde privacyvragen kunt u het zwemcontactadres gebruiken. De concrete bewaartermijnen voor kindprofielen, lesgegevens en beoordelingshistorie moeten vóór definitieve publicatie worden vastgesteld.

Via het zwemportaal kunnen ouders en de toegewezen instructeur berichten uitwisselen per kind. Berichtinhoud wordt versleuteld opgeslagen; afzender, tijdstip en leesregistraties worden bewaard voor het gesprek en ongelezen-meldingen in het portaalIk Bij een instructeurswissel kan de nieuwe instructeur eerdere berichten lezen en verliest de vorige instructeur toegang. Er worden geen e-mailmeldingen voor deze berichten verstuurd. Deel geen medische of andere gevoelige gegevens in de chat.

11. Costa Care Casa

Casa verwerkt voor reserveringen en gastenregistratie de voornaam, het eventuele tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres van de klant. Voor iedere gast verwerken wij de volledige naam volgens het identiteitsdocument, geboortedatum, nationaliteit en ID-/paspoortnummer. Wij vragen geen documentkopieën. Deze persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen; uitgebreide identiteitsgegevens zijn alleen voor beheerders toegankelijk en gaan niet naar Stripe, iCal of de interne planning. Contact- en identiteitsgegevens en vastgelegde leeftijden worden 3 jaar na vertrek automatisch uit de Casa-database verwijderd via de geplande opruimtaak. Financiële totalen, woning, verblijfsdatums en aantallen blijven afzonderlijk bewaard volgens de nog juridisch vast te stellen administratietermijn. Betalingen lopen via Stripe Checkout: Stripe ontvangt het e-mailadres en betaalgegevens, geen gastidentiteitsgegevens. iCal deelt uitsluitend bezette datums; bevestigde boekingen leveren interne voorbereiding- en schoonmaakafspraken op. Back-ups, e-mails, gegevens bij Stripe en al gedeelde gegevens in andere systemen hebben afzonderlijke bewaartermijnen en worden niet door deze Casa-opruimtaak verwijderd. De juridische grondslag, benodigde registratievelden en melding bij de Spaanse overheid, verwerkersafspraken en definitieve voorwaarden moeten vóór livegang worden gecontroleerd.

Voor iedere gast leggen wij ook vast of het opgegeven document een paspoort of ID-bewijs is. Dit wordt met de identiteitsgegevens versleuteld opgeslagen en volgens dezelfde termijn verwijderd.